Kiek kainuoja chaosas dokumentuose? Paslėptos išlaidos, kurių nematome

Įsivaizduokite situaciją: pirmadienio rytas, svarbus susitikimas už valandos, o jūs negalite rasti kritiškai svarbaus dokumento. Skubate per elektroninio pašto dėžutę, naršote failų katalogus, klausinėjate kolegų – „ar kas nors matė paskutinę sutarties versiją?" Pažįstama situacija? Ji ne tik kelia stresą, bet ir kainuoja.

Neįvertintas laiko švaistymas

Tyrimai rodo, kad vidutinis darbuotojas praleidžia apie 1,8 valandos per dieną ieškodamas informacijos. Tai sudaro beveik 25% viso darbo laiko arba vieną pilną darbo dieną per savaitę. Jeigu įmonėje dirba 50 žmonių, kiekvieną savaitę dėl chaotiškos dokumentų tvarkos prarandama 50 darbo dienų. O tai tik ledkalnio viršūnė.

„Problema ta, kad dauguma įmonių šių išlaidų nemato savo finansinėse ataskaitose," – sakė dokumentų valdymo ekspertė. „Jos tiesiog nusirašomos kaip įprasta verslo praktika, tačiau tai yra gryna pinigų eikvojimo forma."

Paslėptos išlaidos: didesnės nei manote

Pažvelkime giliau į realias chaotiškos dokumentų tvarkos kainą:

1. Dubliavimas ir klaidų taisymas. Kai dokumentai nėra centralizuoti, skirtingi darbuotojai kuria tą patį turinį nežinodami, kad toks jau egzistuoja. Klaidos atsiranda dėl pasenusių versijų naudojimo, o jų taisymas kainuoja papildomą laiką ir pastangas.

2. Sprendimų priėmimo vėlavimas. Kai informacija nepasiekiama laiku, sprendimai atidedami arba priimami remiantis neišsamiais duomenimis, dėl ko nukenčia verslo rezultatai.

3. Produktyvumo nuostoliai. Nuolatinis darbų srities pertraukimas ieškant informacijos ženkliai mažina produktyvumą. Tyrimai rodo, kad po pertraukimo darbuotojui reikia vidutiniškai 23 minučių, kad grįžtų į pradinį produktyvumo lygį.

4. Naujo personalo apmokymo sąnaudos. Nestruktūrizuota dokumentų sistema apsunkina naujų darbuotojų įvedimą. Jiems reikia daugiau laiko susipažinti su organizacijos procesais ir informacija, o tai reiškia ilgesnį laikotarpį iki visiško produktyvumo.

5. Verslo galimybių praradimas. Nesugebėjimas greitai rasti ir pristatyti reikiamą informaciją klientams ar partneriams gali lemti prarastas verslo galimybes. Šių praradimų kaina dažnai lieka neįvertinta.

Viena įmonė, dirbanti statybų sektoriuje, atliko vidinį auditą ir nustatė, kad dėl chaotiškos dokumentų tvarkos kasmet praranda apie 120 000 eurų. Šios išlaidos susidarė iš prarastų darbo valandų, dubliuotų darbų ir vėluojančių projektų.

Skaičiai, kurie kalba patys už save

Remiantis McKinsey Global Institute ataskaita, darbuotojai vidutiniškai praleidžia:

● 19% laiko ieškodami informacijos;

● 14% bendradarbiaudami vidiniuose susirašinėjimuose;

● 28% tvarkydami el. paštą.

Tai reiškia, kad daugiau nei 60% darbo laiko skiriama informacijos valdymui, o ne pagrindinėms užduotims atlikti. Organizacijos, sugebančios optimizuoti šiuos procesus, įgyja konkurencinį pranašumą.

Sprendimo link: struktūra ir sistema

Sprendimas šioms problemoms prasideda nuo vieningos dokumentų valdymo strategijos sukūrimo. DVS sistema (dokumentų valdymo sistema) – tai technologinis sprendimas, kuris ne tik centralizuoja dokumentus, bet ir užtikrina:

● Lengvą paiešką ir prieigą prie informacijos;

● Automatizuotą dokumentų versijų kontrolę;

● Struktūrizuotą dokumentų saugojimą;

● Sklandų bendradarbiavimą tarp komandų;

● Saugumą ir atitiktį reglamentams.

Įmonės, įdiegusios tokias sistemas, pranešė apie 30–40% sumažėjusį laiką, skiriamą dokumentų paieškai, ir 25% padidėjusį produktyvumą.

Investicija, kuri atsiperka

„Pradžioje daugelis įmonių žiūri į dokumentų valdymo sistemų įdiegimą kaip į išlaidas," – pastebi IT ekspertas. „Tačiau tai reikėtų vertinti kaip investiciją, kuri atsiperka per pirmuosius metus vien dėl sutaupyto laiko."

Vidutinės įmonės atveju, investicija į dokumentų tvarką gali atnešti 6–8 kartus didesnę grąžą per sutaupytą laiką, padidintas pajamas ir sumažintas rizikas.

Dokumentų chaosas yra slapta išlaidų skylė, per kurią nuteka ne tik įmonių pinigai, bet ir darbuotojų motyvacija bei galimybės. Investuojant į dokumentų valdymą, organizacijos ne tik taupo lėšas, bet ir sukuria pagrindą efektyvesniam darbui ateityje. Galbūt laikas peržiūrėti, kiek jūsų organizacijoje kainuoja nematomos dokumentų chaoso išlaidos?

Reklama