Kaip įmonėje suderinti taupymą ir efektyvumą?

Vilnius

Irma BagūnėŠaltinis: Etaplius.lt

89954

Pakartotiniai tyrimai pasauliniu mastu atskleidžia nekintančią tendenciją: kuo prasčiau mažose ir didelėse įmonėse valdomas informacijos srautas, tuo prastesni veiklos rezultatai pasiekiami. Pernelyg mažas produktyvumas, didžiulis veltui švaistomo laiko kiekis, finansiniai nuostoliai, patiriami dėl gana lengvai išvengiamų klaidų, negebėjimas konkuruoti darbų apimtimis – vos kelios pasekmės. Tad sistemingas informacijos valdymas – tai ne madinga šiuolaikiškomis save laikančių įmonių veikla. Tai – kertinė priemonė tam, kad būtų pasiekiami maksimaliai geri rezultatai. Aptarsime, kokia nauda gali būti pasiekiama pritaikius sistemas ir kaip išnaudoti visus jų privalumus.

Suvaldytas informacijos srautas paliečia visas sritis

Nesvarbu, kokio dydžio yra įmonė – ji gali būti ir visai maža, tačiau informacijos kiekis, kurią tenka įveikti, didžiulis. Tai ypatingai pastebima, jei įmonėje dar nėra pritaikomi sprendimai, padedantys sumažinti popierinių dokumentų kiekį. Reikšminga tai, kad informacijos gausu bet kuriame skyriuje – nuo pardavimų iki gamybos ir finansų. Jei viskas paliekama savieigai arba duomenys valdomi neefektyviai, žala taip pat paliečia visas įmonės veiklos sritis.

Tačiau struktūruotas informacijos valdymas – sprendimas, kurį įdiegus atveriamas kelias produktyviam ir operatyviam darbui. Nuo paprasčiausių sutarčių iki garso, vaizdo įrašų – šiandien galima lengvai saugoti ir prireikus rasti bet kokio tipo duomenis. Dėl šios priežasties potencialių klientų, užsakovų, partnerių ar tiekėjų užklausos visuomet apdorojamos laiku, jos nepradingsta el. pašto ar pačios sistemos sraute.

Privalumas yra ir didesnis saugumas. Tai reiškia, kad visuomet kontroliuojama, kam, kada persiunčiami duomenys. Be to, jie šifruojami, tad prieigos teisę turi tik iš anksto autorizuoti, stiprų slaptažodį ir el. parašą naudojantys vartotojai. Visus pakeitimus dėl to lengva atsekti ir, prireikus, anuliuoti.

Naudojant sistemą, informacija yra visuomet lengvai pasiekiama. Ne viena įmonė yra praradusi užsakymą ar susidūrusi su baudomis už sąlygų nesilaikymą dėl to, kad negalėjo laiku peržiūrėti naujausios įrašo, dokumento versijos ar įvertinti skundo dėl gamybos broko. Informacijos valdymas privalo būti savalaikis, ir sistema tai užtikrina: prieiga galima ne tik biure, bet ir, pavyzdžiui, kelyje į susitikimą ar tiesiog namuose.

Dar viena nauda – išlaidų mažinimas. Naudojant sistemą palaipsniui atsisakoma popieriaus sunaudojimo – tiek kopijavimui, tiek spausdinimui. Savaime sumažėja ir elektros sąnaudos, sutaupoma vietos, skirtos popierinių dokumentų archyvavimui. Tai itin svarbu įmonėms, kurių prioritetu yra ir ekologijos principai. Taigi, naudojant sistemą pagreitėja ir efektyvesni tampa visi procesai – nuo užsakymo pateikimo iki jo įgyvendinimo ir bendravimo su užsakovu po to. Taip pat sumažinamos įvairios sąnaudos.

Geri rezultatai savaime neatsiranda

Tam, kad turima informacijos valdymo sistema pateisintų visus lūkesčius, būtina ją pritaikyti prie individualių poreikių, veiklos specifikos. Be to, reikia pasirūpinti mokymais, išaiškinti darbuotojams sistemos naudą, saugumo užtikrinimo svarbą ir būdus.

Sisteminis informacijos valdymas turėtų būti pokyčiu, apie kurį laiku (iš anksto) informuojami visi su tuo susiję darbuotojai. Tokiu atveju išvengsite brangių klaidų, atsirandančių dėl darbuotojų nemokėjimo ar tiesiog sąmoningo vengimo naudotis sistema. Taigi, nepamirškite mokymų svarbos. Pasilikite jiems pakankamai laiko ir nepatikėkite šios užduoties, pavyzdžiui, informacinių technologijų specialistams – juk pokyčiai turės įtakos ne tik jiems.

Renkantis informacijos valdymo sistemą taip pat svarbu neskubėti. Pasirinkite tai, kas geriausiai atitinka individualius įmonės poreikius. Pačios sistemos paprastai esti gana standartinės, tačiau jos visuomet pritaikomos prie konkrečiai komandai įprastų procesų, jau naudojamų efektyvių duomenų valdymo įpročių, struktūros ir panašiai.

Derėtų nepamiršti, kad prieš diegiant sistemą reikia įvertinti situaciją: dėl ko patiriama daugiausiai išlaidų, kokie procesai užtrunka pernelyg ilgai, kur dažniausiai klystama. Taip pat sistemingas informacijos valdymas turėtų būti diegiamas laikantis plano. Tokiu atveju galėsite ne tik džiaugtis pavieniais privalumais, bet ir, tarkime, po metų įvertinti sistemos naudą – tiek finansinį atsiperkamumą, tiek tiesiog patogumą, lankstumą. Tad atidus pasiruošimas ir nuoseklios pastangos išnaudoti visus struktūrizuoto duomenų valdymo privalumus – tai, kas padės iš tiesų žvelgti į kasdienius iššūkius šiuolaikiškai ir juos įveikti išgaunant sau naudos.

Reklama

Griežtai draudžiama Etaplius.lt naujienų portale skelbiamą informaciją naudoti kitose interneto svetainėse, žiniasklaidos priemonėse ar kitur. Draudžiama platinti Etaplius.lt bet kokio pavidalo medžiagą be sutikimo, o jei sutikimas gautas, būtina nurodyti Etaplius.lt šaltinį. Ši informacija yra Etaplius.lt nuosavybė. Ją galima platinti tik susitarus su portalo redakcija. Norint gauti sutikimą, reikia kreiptis el. paštu redakcija@etaplius.lt