Debesų kompiuterija į verslo lyderius leidžia lygiuotis ir mažesnėms organizacijoms

Vilnius

Budintis BudėtojasŠaltinis: Etaplius.lt

12669

Įmonės produktyvumo didinimą gali lemti daugelis veiksnių: patyrusių specialistų įdarbinimas, naujų technologijų taikymas arba dabar vis dažniau diegiamos dokumentų valdymo sistemos. Tiesa, paskutiniu metu šiais IT sprendimais verslui ima naudotis ne vien didelės įmonės, bet ir vidutinės ar net mažesnės organizacijos, o dokumentus nusprendžiama saugoti ne tik serveryje, bet debesyse.

Debesų kompiuterijos privalumai

Tikėtina, kad daugelis žmonių jau yra susidūrę su debesų kompiuterija: kasdien naudojami „Google Drive“ ir „Dropbox“ yra puikus to pavyzdys. Juose kiekvienas vartotojas gali laikyti pasirinktus dokumentus, dalintis jais su kolegomis, draugais, o esant poreikiui, šie gali atitinkamai naudotis debesyje esančiu turiniu, pavyzdžiui, jį parsisiųsti.

Trumpiau tariant, ši technologija leidžia pasiekti įvairius kompiuterinius išteklius naudojantis tinklo prieiga. Ištekliai – dažniausiai dokumentai, programos, gali būti redaguojamos arba naudojamos bet kokioje vietoje. Tam reikalingas internetas.

Tokia sistema turi kelis privalumus:

• palengvinamas rašytinės informacijos valdymas;

• lengviau įdiegiamos ir pasiekiamos dokumentų valdymo sistemos, tad jų pritaikymas smulkaus ir vidutinio verslo įmonėms tampa paprastesnis;

• galima redaguoti tą patį dokumentą keliems žmonėms vienu metu;

• lengviau sekti korekcijas.

Iš pirmo žvilgsnio panašūs dokumentų valdymo būdai iš tiesų skiriasi. Naudojantis debesų technologija, dokumentai saugomi sistemos diegėjo sukurtoje infrastruktūroje (debesyje). Duomenis galima pasiekti per interneto naršyklę. Įprastai dokumentų valdymo sistema viską saugo tam tikrame serveryje, prie kurio priėjimą turi tik tam leidimą gavęs asmuo. Pradžioje tai buvo laikoma saugesniu duomenų valdymo bei archyvavimo sprendimu, bet dabar, tiek specialios sistemos, tiek debesų technologija užtikrina informacijos apsaugą bei konfidencialumą.

Šiuo metu ryški išlieka tendencija, įrodanti, kad dokumentų valdymo sistemos, susietos su serveriu dažniau naudojamos didesnių ar valstybinių įstaigų. Tuo tarpu, mažesnės organizacijos, norinčios įdiegimo ir valdymo lengvumo renkasi debesyje kuriamą sistemą.

Debesų sprendimų diegimas

Debesų technologija, kurios įdiegimas padeda valdyti dokumentus, veikia kaip programa verslui. Tai reiškia, kad vartotojas, turintis interneto prieigą, gali naudotis programa, o tiksliau – matyti dokumentus, juos redaguoti ar esant poreikiui parsisiųsti.

Šiandien sukurtas ne vienas panašus sprendimas, tad prieš išsirenkant, įvertinkite:

• savo poreikius: kokie būtini jūsų verslui? Jei jums reikia pagalbos valdant projektus, gali neužtekti vien dokumentų valdymo sistemos, naudingesni būtų sprendimai, susiję su projektų, personalo ar kokybės valdymu;

• galimybę išbandyti: ieškokite sprendimo, kuris turėtų bandomąjį laikotarpį. Susipažinę suprasite, ar sistema turi visas jums reikalingas funkcijas;

• naudojimo lengvumą: šia sistema naudositės kasdien, tad ji turi būti ganėtinai paprasta, patogi, o informacijos valdymas – efektyvus.

Įdiegus šią sistemą, greitai pastebėsite pokyčius:

• turėsite tik vieną redaguojamą dokumento versiją;

• mažiau užtruksite ieškodami dokumentų;

• negaišite laiko ruošdami naujus dokumentus;

• dokumentų korekcijos, susiejimas su klientais ir projektais bus sekamas efektyviau;

• nereikės pirkti serverio, kuriame bus laikomi dokumentai;

• sistemos įdiegimas bus greitas.

Nors pagrindinis dokumentų valdymo sistemos įdiegimo tikslas – taupyti įmonės laiką, tokie sprendimai teigiamai atsiliepia ir kitose srityse, pavyzdžiui, darbuotojų krūvio optimizavime ar skirtingų dokumento versijų derinime. Turėdami daugiau laiko darbuotojai jį gali skirti svarbesnėms užduotims nei šablonų tvarkymas, o tai ypač svarbu augančioms įmonėms, kur kiekvienos minutės išnaudojimas yra svarbus.

Efektyvus informacijos valdymas būtinas tiek didelėms, tiek plėtros etape dar tik esančioms įmonėms. Juk turint sistemą, galima geriau paskirstyti dokumentus, priskirti juos projektams, atitinkamiems darbuotojams, sekti jų korekcijas. Tai – vienas geriausių būdų didinti organizacijos produktyvumą.

Reklama

Griežtai draudžiama Etaplius.lt naujienų portale skelbiamą informaciją naudoti kitose interneto svetainėse, žiniasklaidos priemonėse ar kitur. Draudžiama platinti Etaplius.lt bet kokio pavidalo medžiagą be sutikimo, o jei sutikimas gautas, būtina nurodyti Etaplius.lt šaltinį. Ši informacija yra Etaplius.lt nuosavybė. Ją galima platinti tik susitarus su portalo redakcija. Norint gauti sutikimą, reikia kreiptis el. paštu redakcija@etaplius.lt